會場的佈置安排流程
2011.10.06

會場佈置 場地,應考慮會議的性質及與會人數的多少。例如在提供信息的會議裡,倘若人數眾多,則以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會場佈置,假如人數不多,則最理想的安排是讓每一位與會者均環繞桌子而坐,這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。再如在培訓會議裡,如人數不多,則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈,這樣不但便於與會者與主席之間的溝通,而且也便於與會者跟與會者之間的交流。但若人數眾多,則最好是將與會者分成若干小組,每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在於方便分組討論及綜合討論。

座位編排與會議成效的高低具有密切的關係。除了座位的安排之外,在佈置場地時,你仍須注意以下幾項:
(1)應先決定準不准在會場吸煙。倘若準於吸煙,則應準備煙灰缸。倘若不准吸煙,則不能讓煙灰缸在會場中出現。此外,你最好能在會場中張貼不准吸煙的標誌或文字。當與會人數眾多時,你也可以按實際需要,將座位區分為吸煙區及非吸煙區。
(2)如與會者之間彼此並不熟悉,則應考慮是否事先準備姓名卡片。
(3)準備視聽器材。黑板(白板)、白報紙、甚至幻燈機、投影機與放映機等應該被視為一般會議可藉用的基本工具。但要特別注意的是:幻燈機、投射機與放映機所投謝出來的文字或圖形,應讓全部與會者都能看清楚,而且它們應準備就緒以便隨時啟用。
(4)除非是較長的會議(超過一個半小時的會議),否則盡量不要提供茶點,以防與會者分心。
(5)當議程甚短且無需作記錄時,可考慮採取站立的方式開會。

不論你對會議的規劃有多詳盡,不論你對會議的準備工作有多周全,倘若在開會前你對會場不作最後的審視,你都可能會功虧一簣。墨飛法則之中有一則很具警惕性:假如有任何事情可能出紕漏,則一定會出紕漏,而且就在最不應該出紕漏的時候出紕漏。基於此,在開會前的半個小時至一個小時,你最好是親自或是派人到會場審視以下四件事是否作好:
(1)座位是否按原定計劃編排?
(2)視聽器材是否準備妥當?如果用幻燈機或投影機,則其焦距是否已事先調整妥當?如用放映機,則其焦距、音量等是否已調妥?如用麥克風,其聲音效果是否事先已調好?幻燈機、投影機及放映機是否已備妥額外的燈泡?你自己或是在場的助手是否懂得對視聽器材作簡單的維修工作?
(3)會議有關的資料是否齊全?這包括準備會中派發的資料、姓名卡片、張紙、鉛等等
(4)必要的時候,再致電與會者提醒他們開會時間及地點。特別是在會議通知已發出去很久的情況下,開會前的提醒功夫,頗能產生實效。
許多業務會議中途擱淺,因為物質上的不舒適影響思考和傾聽。如果會議室沒有外部干擾和噪音,空氣流通,溫度控制適當,思維就能最好地發揮作用。理想的會議室應該是座位不擁擠,視線好,聽得清楚,照明要明亮而不耀眼。這種綜合的環境條件比你想像的難以找到。

桌椅和發言人講台的實際佈置不僅取決於開會的人數,而且取決於會議的目的:
拍賣會:
其座位安排要求全部聽眾能看清楚喊話人及他手中所拿的東西。由於這種會議往往處於獨斷獨行,不需等待反應或小組討論,因此座位佈置可採用下述兩種形式:
(1)劇場式。選用現成的禮堂,或將椅子排成一行一行。開會的時間長短是至關重要的。要知道即使是最好的劇院,備有最舒適的座位,也很難期望觀眾集中註意力超過兩個半小時,包括中間休息半小時。
(2)教室式。如果需要作記錄,或者是超過兩小時的會,就用帶寫字板的椅子或佈置成排桌子。兩個人一張2米的桌子才適於工作以及安放玻璃杯、飲水瓶和煙灰缸--如果需要的話。 (記住要使吸煙者與不吸煙者分開來坐。)桌與桌之間要保持適當距離,以便開會時座椅的搬動和參加者的走動。

解決問題的會或培訓會:
這類會要求參加者彼此看得見以及看得見主持人或任何展示。這種會往往要求"共同負擔"領導,座位的安排要便於鼓勵個人參與和小組討論。具有高度領導能力的人能成功地領導一個二十五人的討論小組,但多數權威人士同意七至十二人的小組效果最佳。參加者團坐桌旁最為舒適。座位佈置建議如下三種方式:
(1)圓桌式--如每個小組限於八人以下,而且無需使用黑板或其它展示品,就可用此種形式。主要的好處是參加者能彼此看得清楚。桌子不一定是圓桌。一張長方形桌,主持人坐在桌子的一頭,便於使用黑板或其它展示品。但坐在桌子另一頭的人稍有不利。
(2)馬蹄形式--U字形可能是最普遍的形式。這種形式需要三張或三張以上的桌子排成U字形,主持人坐在離U字型一端稍遠的第四張桌子。
對於一個十二人的會來說,這種形式的座位佈置需要一間最小為6米×9米的房間。
(3)V字形式--這比U字形差些,但往往是唯一實際可行的解決方法。這種斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品,但坐成直行的參加者就不能彼此看得很清楚。

討論會:
參加者如彼此認識,討論會的效果就會更好些。如果參加者彼此陌生,則主持人和參加者都可用易於看見的名牌。
如果你的方案要求分別開幾次會或分別有幾個討論小組,就讓每次會議的主持人或發言人書面提出其特殊要求。負責物質安排的人就可以匯制核對清單,詳細列明每次會議需要的家具和設備,並提供給每個發言人一份以便核實。這個清單在房間備妥後,還可以仔細檢查。

 

 

參考文獻:
1生產專題報告 2000 研討會之作業管理
2麥康乃爾 會議領導術手冊
3婚嫁消費寶典特刊 婚禮會場佈置黃金法則

 

資料來源:專業新娘秘書彩妝造型及繡眉、繡眼線,燙睫毛
 





關聯關鍵字:

音響燈光音響舞台燈光燈光音響出租燈光出租舞台設計會場佈置台南舞台設計 

 

back
關於我們 服務項目 活動照片 最新消息 常見要聞 聯絡我們   CSS驗證 W3C驗證 RSS訂閱 網站地圖
聲林燈光音響 版權所有 © 2011 電話:06-2655221 傳真:06-2651632 行動電話:0933397605 地址:台南市新興路41巷9弄8號 PIECE2
專業項目:燈光出租   音響出租   燈光   舞台燈光   燈光音響   音響